Берём на себя площадки, технический продакшн, расселение и перевозку гостей. Назначаем персонального менеджера и ведём проект от концепции до демонтажа.
Формируем техническую спецификацию и смету под масштаб вашего события.
Разрабатываем деловую программу, координируем спикеров и монтируем навигацию.
Проектируем и застраиваем стенды, зонируем павильоны, регистрируем экспонентов.
Обеспечиваем технический продакшн: монтируем сцену, световое оборудование и звук.
Готовим выездные съезды, тимбилдинги и закрытые приёмы с режиссурой под ключ.
Встречаем делегации на вокзалах и в аэропортах, подаём шаттлы по расписанию.
Предоставляем представительские авто, организуем закрытые лаунжи и охрану.
Фрахтуем автобусы, минивэны, железнодорожные вагоны и чартерные авиарейсы.
Бронируем отели, отельные блоки, организуем банкеты, фуршеты и кейтеринг на объекте.
Бронируем билеты для участников и делегаций: групповые тарифы, сложные маршруты, стыковка с трансферами.
Решаем инженерные и логистические задачи на площадках любого масштаба.
Собрали форум на трёх несвязанных площадках города.
Запустили кольцевой маршрут шаттлов между отелями и площадками. Провели трансферы строго по расписанию без срывов деловой программы.
Смонтировали сцену и фестивальный городок на открытой территории за трое суток.
Оснастили гримёрные комнаты по райдерам артистов и наладили кейтеринг для технической команды и оргкомитета.
Собрали представителей промышленного холдинга на выездной сессии.
Организовали транспортно-туристическую логистику и сопровождение массового спортивного шоу «Битва Континентов».
Доставили команды, судей и зрителей на площадку соревнований, разместили участников в пяти отелях и обеспечили работу транспорта на всех 16 съёмочных днях.
Сопровождаем ежегодный праздничный концерт в Муроме.
Транспортная логистика артистов и делегаций, координация площадки и поддержка проведения массового мероприятия.
Обеспечили транспортно-туристическую логистику и сопровождение съёмочной группы телепередачи «Пусть Говорят».
Организовали размещение съёмочной группы и делегации в отелях Сочи и приобрели авиа- и железнодорожные билеты до места проведения Олимпийских Игр 2014 года.
Сопровождаем ежегодный международный музыкальный фестиваль «Дорога на Ялту».
Транспортно-туристическая логистика конкурсантов, участников, сотрудников, артистов, делегаций и гостей, координация трансферов и поддержка проведения фестиваля.
Выстроили транспортно-туристическую логистику международной съёмочной экспедиции телепередачи «Форт Боярд».
Доставили группу и снаряжение через границу, забронировали флот транспорта и гостиницы, обеспечили питание команды и круглосуточную координацию на морской съёмочной площадке.
Это лишь не большая часть нашей работы. За каждым проектом — команда, которая берёт на себя всю логистику: от первой встречи c гостем в аэропорту или на вокзале до окончания мероприятия. Расскажите о вашем событии — добавим его в этот список.
Приезжаем на локацию до заключения договоров. Замеряем площадки, проверяем электросети, высоту потолков и схему подъезда грузового транспорта.
Привозим и собираем сцены, световые приборы, звуковые порталы и светодиодные экраны. Проводим настройку и технический прогон до приезда гостей.
Оформляем фотозоны, сцену, входные группы и пресс-воллы. Расставляем понятные навигационные указатели, чтобы участники не блуждали по залам.
Организуем питание участников , сотрудников и оргкомитета. Сервируем кофе-брейки, готовим фуршеты, банкеты или разворачиваем полевую кухню на открытом воздухе.
Сотрудники агентства дежурят на монтаже, репетициях и самом мероприятии. Решают вопросы с гостями и подрядчиками прямо на месте.
Ведём проект по прозрачному графику без скрытых переплат и затягивания сроков.
Фиксируем цели события, формат, количество гостей и границы бюджета. Изучаем технические ограничения площадки.
Через неделю отдаём готовый пакет документов: концепцию, сценарий, тайминг и прозрачную смету с детализацией по статьям.
Подбираем проверенные службы под утверждённый бюджет: звук, свет, трансфер, кейтеринг. Заключаем прямые договоры и отвечаем за их работу.
Менеджер ведёт ваш проект от первых эскизов до демонтажа. Координирует службы на площадке, сдаёт закрывающие документы и остаётся на связи круглосуточно.
Защищаем бюджет заказчика юридически и страхуем логистику от сбоев.
Фиксируем финальную стоимость и сроки в договоре. Сумма не вырастет в день мероприятия.
Перед открытием дверей проверяем объект по чек-листам: готовность коммутации, настройку звука, тайминг кухни и чистоту в залах.
Координируем движение автобусов и автомобилей по согласованному маршруту. Водители соблюдают расписание и держат связь с координатором площадки.
Держим наготове подменный транспорт. Если машина сойдёт с рейса, подаём аналогичный автобус или минивэн в течение 40 минут.
«Нам требовалось встретить 450 участников в трёх аэропортах и без опозданий привезти на пленарное заседание к 9:30. Координаторы „Ивент Менеджмент“ отработали безупречно: вели каждый борт, пересаживали гостей без заминок и подавали микроавтобусы прямо к терминалам. За три дня форума ни один спикер не задержался. График выдержали поминутно».
Екатеринбург, финансовый конгресс
«Главным условием с нашей стороны была строгая смета: руководство утвердило лимит и не согласовало бы ни одной доплаты после события. Коллеги сформировали детализированный расчёт ещё на старте, разложили по статьям проживание 200 сотрудников, аренду залов и банкет. По итогам закрыли проект копейка в копейку по изначальному договору, без скрытых счетов».
Нижний Новгород, ежегодный слёт филиалов
«На открытой площадке за четыре часа до саундчека хедлайнера пришёл ливень, промокло временное подключение сценического звука. Команда быстро переключила питание на резервные генераторы и закрыла аппаратуру тентами. В 17:00 начали прогон без срыва общего графика фестиваля. Приятно работать со специалистами, которые не впадают в панику, а сразу действуют».
Казань, музыкальный фестиваль
Заполните параметры события: подготовим концепцию, тайминг и прозрачную смету под ваш бюджет ровно за неделю.
Выберите параметры события в форме:
Пришлём базовый драфт тайминг-плана и чек-лист проверки готовности площадки в удобный мессенджер без телефонных звонков.
Для подрядчиков, технических служб и артистов: отправляйте портфолио и прайс-листы на почту отдела работы с партнерами с пометкой «Сотрудничество».
